Trik Membuat Dropdown Menu Pada Microsoft Excel

Tiga tema sederhana mengenai Microsoft Excel sudah pernah saya share di blog ini. Berhubung saya tidak menguasai banyak software dan hanya mengetahui dan menguasai beberapa fitur aplikasi Microsoft Excel saja, maka pada kesempatan kali ini pun saya masih akan menshare trik-trik simple lain yang berkaitan dengan salah satu aplikasi bawaan Microsoft Office ini. So, punten pisan kalau dianggap kurang kreatif nya… :P. Mudah-mudahan bermanfaat dan bisa digunakan dalam pekerjaan sehari-hari oleh rekan-rekan blogger sekalian.

Tidak seperti topic-topic sebelumnya yang membahas mengenai syntax VBA yang rumit dan ruwet, hari ini saya akan berbagi ilmu mengenai bagaimana membuat drop-down menu pada Microsoft Excel. Sangat sederhana dan sangat mudah. Drop-down menu biasanya saya pakai untuk membuat kombinasi pilihan data yang ingin saya tampilkan di worksheet, entah itu dalam bentuk tabulasi data maupun dalam bentuk grafik (yang diset melalui VBA tentunya, red). OK, agar lebih mudah dipahami, berikut saya berikan contohnya;

Ada 2 pilihan menu pada contoh diatas i.e “Product” dan “SCN, CB & Dist-Stock”[1]. Menu “Product” terdiri dari Kartu SimPATI, Kartu As, dan All Prepaid (gabungan SimPATI dan Kartu As, red), sedangkan pada menu “SCN, CB & Dist-Stock” tediri dari banyak pilihan. Masing-masing product dibreakdown berdasarkan territory-nya, meliputi Bandung, Cirebon, Tasikmalaya dan Regional. Sekedar informasi, tampilan drop-down menu diatas saya buat di worksheet “SCN & CB Diamond Monthly”. Posisi drop-down “Product” terletak pada cell C6 dan drop-down “SCN, CB & Dist-Stock” terletak pada cell C8. Langkah awal yang perlu kita lakukan adalah sebagai berikut;

Buatlah detail data seperti contoh diatas (pada worksheet yang berbeda dari worksheet utama (worksheet “SCN & CB Diamond Monthly”). Yakni pada worksheet baru dengan nama “ValidationList”, red) e.g Pada judul ProductTsel data disi dengan Kartu_SimPATI, Kartu_AS, All_Prepaid dan seterusnya. Kemudian berilah nama pada setiap informasi yang kita buat tersebut dengan cara memblock data mulai dari cell yang berada dibawah title (judul) sampai dengan cell akhir dimana detail data tersebut berada. Contoh, saya ingin memberi nama “ProductTsel” pada detail data ProductTsel. Caranya, block cell B4 sampai cell B6, kemudian ketik “ProductTsel” pada kotak dibawah clipboard (seperti yang ditunjukkan oleh lingkaran merah diatas, red), kemudian enter. Atau dengan cara, klik menu Formulas, Defined Names, Name manager. Klik New, New Name kemudian isi option “Name” dengan “ProductTsel” dan klik OK. Teruskan untuk kategori yang lain i.e detail Kartu_SimPATI dengan nama “Kartu_SimPATI”, Kartu_AS dengan nama “Kartu_AS” dan All_Prepaid dengan nama “All_Prepaid”.

Setelah semua data kita definisikan namanya, maka yang harus kita lakukan selanjutnya adalah mengkombinasikan option “Product” dengan “SCN, CB & Dist-Stock” sesuai dengan kategori yang sudah kita buat. Misal, ketika kita memilih item “Kartu_SimPATI” pada menu “Product”, maka secara otomatis detail informasi yang ditampilkan pada menu “SCN, CB & Dist-Stock” adalah item-item yang terdapat pada kategori “Kartu_SimPATI” i.e SCN SP-Bandung, SCN SP-Cirebon, SCN SP-Tasikmalaya, SCN SP-Regional dan CB SP-All, bukan item-item yang terdapat pada kategori “Kartu_AS” maupun “All Prepaid”. Bagaimana cara menampilkannya?. Let’s proceed…

Step ini merupakan step yang paling krusial, karena sangat menentukan berhasil tidaknya drop-down menu yang kita buat. Caranya, tempatkan kursor pada cell C6 pada worksheet “SCN & CB Diamond Monthly”. Kemudian klik Menu Data, Data Tools, Data Validation, dan klik Setting. Pada Validation Criteria terdapat “Allow”, maka pilihlah item “List” dan ketik “=ProductTsel” pada Source. Agar lebih menarik, klik Error Alert (disamping Input Message, red), pilih style: Stop, ketik: “Notification” pada Title dan “Please select information from the list!” pada Error Message. Setelah itu klik OK. Selesaikah? Belum. Lanjutkan dengan meletakan kursor di cell C8 pada worksheet yang sama. Ulangi langkah sebelumnya i.e klik Menu Data, Data Tools, Data Validation, dan klik Setting. Pada Validation Criteria; “Allow”, pilihlah item “List” dan ketik “=INDIRECT(C6)” pada Source, setelah itu klik OK. Silahkan anda lihat hasil akhirnya, insyaAllah sesuai dengan planning kita diawal. Akhirnya, selamat mencoba.. ^_^

Catatan Kaki;

[1]. SCN = Sales, Churn, Nett Add. CB = Customer Base. Dist-Stock = Distribution (i.e jumlah kartu perdana yang didistribusikan ke sejumlah point of distribution atau POD) - Stock (i.e persedian kartu perdana yang masih belum terserap oleh pasar)