Kedahsyatan Microsoft Excel (“MS Excel”) Bag. I

Barangkali kita sering diminta bantuan oleh atasan kita, atau rekan-rekan kita di departemen yang lain untuk mengolah data tertentu menggunakan Microsoft Office. Software ini memang tercatat sebagai aplikasi yang sangat user friendly sekaligus multi-fungsi. Betapa tidak, hampir setiap karyawan yang bekerja di perusahaan-perusahaan, instansi-instansi pemerintah maupun swasta, para enterpreneur hingga para pelajar mampu mengoperasikannya. Bahkan aplikasi ini bisa dikatakan “wajib hukumnya” terinstall di setiap personal computer atau notebook para pemiliknya. Sebagai justifikasi akan penting dan bergunanya aplikasi ini dalam kehidupan sehari-hari, banyak perusahaan pencari tenaga kerja professional yang mencantumkan kalimat “Computer literate with good knowledge of Microsoft Office application” di salah satu requirementnya. Bahkan adapula perusahaan yang secara spesifik mencantumkan syarat “mampu mengoperasikan” beberapa aplikasi Office sekaligus dengan standar level “Advanced” kepada para candidatnya. Salah satunya adalah Miscrosoft Excel (“MS Excel”), aplikasi bawaan Microsoft Office yang paling sering digunakan setelah Microsoft Word (“MS Word”).

Sehebat apa sih MS Excel itu?. Bagi seorang pemula seperti saya, aplikasi ini awalnya terkesan biasa-biasa saja. Kenapa? Karena selama ini implementasi akan fungsi-fungsi pengolahan data yang kompleks tidaklah banyak terpakai sejalan dengan sederhananya materi data yang kita olah sehingga pemicu yang mendorong kita untuk mempelajari fungsi-fungsi bawaan MS Excel yang lain (secara lebih dalam) juga sangat rendah. “No trigger at all”, kira-kira begitu bahasa simpelnya. Barangkali ada rekan yang belum tahu bahwa di dalam MS Excel itu terdapat sebuah aplikasi berbasis pemrograman yang biasa disebut dengan Visual basic Application (“VBA”) atau Macros. Syntax aplikasi ini mirip dengan Visual Basic karena sama-sama menggunakan bahasa “Basic”. Namun di VBA, kita akan lebih banyak bermain dengan “Cell”, “Column”, “Row” dll. Singkatnya saya ingin mengatakan bahwa MS Excel itu adalah aplikasi yang luar biasa, multifungsi untuk segala kebutuhan baik itu pengolahan data maupun database, khususnya bagi mereka yang sudah mempelajari kontennya secara mendalam. Barangkali porsi function yang kita ketahui dan kita pelajari sejauh ini baru “sekian persennya” saja dari kesuluruhan “knowledge” function yang ada di dalam MS Excel.

Kedasyatan aplikasi ini saya rasakan beberapa waktu yang lalu ketika saya diminta (oleh atasan) untuk menyiapkan data “MKIOS Number” dan “End-User MSISDN” yang ter-record di sebuah system (yang bernama ADN, red). Nomor-nomor tersebut merupakan representasi dari para peserta program wisata belanja ke salah satu negara tetangga dan program umrah ke Makkah Arab Saudi. Masing-masing nomor menyimpan poin yang nilainya disesuaikan dengan besaran reload/ recharge “A” (i.e MKIOS) number serta banyaknya jumlah New MSISDN yang diaktifkan oleh peserta. Tugas saya adalah merecord nomor-nomor (peserta) tersebut secara berulang sebanyak poin yang mereka dapatkan, dimana jumlah nilainya bervariasi antara satu (peserta) dengan (peserta) lainnya. Katakanlah Outlet A mendapatkan 50 poin, maka saya harus mengulang nomor MKIOS Outlet A tersebut sebanyak 50 kali juga. Sedangkan jumlah outlet peserta program diatas bisa mencapai 20.000 lebih. Seandainya masing-masing peserta memperoleh rata-rata poin 10 saja, saya harus merecord data minimal sebanyak 200.000 record!. Bayangkan kalau pekerjaan tersebut saya kerjakan secara manual, barangkali akan memakan waktu penyelesaian yang panjang.

Kesimpulannya adalah bahwa VBA Excel mampu membantu kita menangani masalah seperti itu. Cukup dengan meng-create beberapa syntax di tag Developer yang terdapat di MS Excel, system akan secara otomatis melakukan looping sebanyak poin yang kita masukan. Dalam tempo kurang dari 5 menit, data yang kita butuhkan akan selesai. Nah, pada kesempatan lain, saya akan menshare trik-trik sederhana yang terkait dengan VBA, termasuk bagaimana mengcreate syntax looping seperti tema sharing kita hari ini... Just wait brothers.. ^_^